行政中心会议室使用管理办法

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Xx行政中心会议室使用管理办法（试行）

 为整合县行政中心会议室资源，进一步规范管理、合理使用，按照“统筹调配、有偿服务、提高质量”的原则，特制定本管理办法。

一、使用原则

（一）所有会议室（见附件1）由机关事务管理局负责统一管理，任何单位和个人不得私自占用会议室。实行有偿服务、以费养会。具体由物业公司的会议服务人员提供会议服务。

（二）县“四大家”的常委（常务）会议室属专用会议室，原则上不安排其他部门（单位）使用。其余会议室使用时，如发生冲突的，由机关事务管理局调整，首先保证县“四大家”领导会议，其次保证部门会议，再次安排其他会议使用。

（三）会议主办单位需提前电话或传真向县机关事务管理局申报使用会议室，机关事务管理局按申报的先后顺序安排会议室和相关服务。

二、收费项目

收费项目分为“基本场租费”和“服务成本费”两项（见附件2），其中基本场租费是指提供会场、桌椅、空调、灯光、会议音响等服务所发生的设备维修、折旧和能耗费用；服务成本费是指提供迎宾礼仪、会标制作、花卉布置、茶水供应、座次牌等服务所发生的直接费用。若主办单位临时取消所预订会议，除不收取基本场租费外，对已经发生的服务成本费按实结算。

三、收费范围

（一）县“四大家”召开的所有会议，均免收基本场租费。

（二）行政中心大楼所在单位召开的工作会议需使用楼层会议室的，原则上只提供场地、空调、灯光，不提供其他会议服务，也不收任何费用；使用会议中心会议室按规定标准收取费用。

（三）行政中心大楼以外的单位或团体使用所有会议室均按规定标准收取费用。

四、预约登记

会议室使用实行“预约登记制”。主办会议单位应在会前24小时、临时会议不少于2小时与机关事务管理局联系预定（90351234），并填写《会议室使用登记表》。

五、结算形式

会议服务费实行“场前和场后结算制”，“基本场租费”实行场前结算制，即在每场会议前由会议主办单位到机关事务管理局办公室（7211）缴清基本场租费；服务成本费实行场后结算制，即在每场会议结束后，由会议主办单位经办人签字确认《会议服务结算清单》，并在当月月底前以现金或支票方式与洪泉物业管理公司结清费用。

六、管理规定

（一）使用会议室时，不得擅自改变会议室设备位置和动用室内音响、功放等会议音视频设备，不得将会议室物品携出室外。

（二）使用会议室时要爱护设施设备，保持室内整洁，不得乱扔果皮纸屑、随地吐痰、禁止吸烟等。

（三）使用茶杯等瓷器时，注意保护会议桌桌面，不得拖行或用硬物锐器在桌椅上划痕迹，损坏物品照价赔偿。

（四）主办会议单位布置会场时不得破坏现有装饰效果，特别是不能在现有装饰面上打孔、订钉等。

（五）会议结束后，主办单位应自行收管好会议发放文件及相关物品。

本办法自即日起执行，同时原《xx县行政中心大楼会议室使用管理试行办法》（xx机管文〔2012〕12号）废止，并由机关事务管理局负责解释。

附表1：会议室基本情况表

附表2：会议室收费标准